顯而立見/指標三:善用數位化工具

顯而立見
3 min readOct 7, 2020

進行數位化的商業轉型過程中,最關鍵的是組織與團隊人員是否擁有數位與遠端工作的能力,這次新冠肺炎來得又急又猛,更凸顯企業當今必要的生存基本條件:數位化的工作技能。

特別是疫情下所採取的遠距工作或分組在家上班,需要異地備援的協作與產出,衡量點會在不同的工作環境或狀態下能否達到原本的工作效率。

若遠距工作的團隊協作能力良好,能維持過往到公司辦公室聚集辦公的工作產出,這將大大降低企業固定成本和隱藏性管理成本。

此外,遠距工作下團隊的協作能力也是關鍵,像是例行會議或臨時開會、行政流程(文件簽署,收發請款等等)、各種線上作業等,需要團隊維繫資料與資訊的同步,這些都來自於工作習慣和團隊默契。若是公司團隊沒有遠距工作的練習,可以先從平時工作習慣的養成,自每日營運運作的表單和檢核點開始,練習運用資訊系統或網路工具協助達成,避免人工繕寫或本機作業,都有賴於團隊日常的信任關係與實作練習。

當然,數位化程度在公司的準備上也有階段順序,內含了平日團隊常態的運作習慣。其中,這仰賴了一個重要的隱藏性成本,就是日常的內部教育訓練,以及資訊系統等數位化工具的運用。系統們彼此間需要整合,才能讓工作流程順暢串接,資料流和工作流能整併運作,同仁也才能發揮工作效益,不需讓員工各自使用單一的數位工具工作,反而造成更多孤島的溝通障礙。

每種數位工具、每個遠端工作的環節,最後都該運用數據來做查核和推進的基準,甚至包含績效考核、新聞媒體曝光等。

遠端工作並不代表員工必須隨時待命(on call),但若企業的數位化工具使用能力與練習不足,很容易就變成on call的工作型態,反而造成同仁與客戶間的耗損與被動,造成只有主管下指令時,組織才有工作產出。

倘若企業的數位化程度與習慣好,就會只是表象上改變了辦公地點與型態,而在降低公司隱藏性成本下,一樣可以維持工作產出如常。

容我反覆提醒,要達到這樣的狀態,需要讓資訊系統和數位化工具彼此整合連結,方能使工作流程線上順利執行。

企業在衡量自身數位化程度,可從五個面向來觀察:一、是否尚未導入任何資訊系統;二、已有基礎的資訊系統,如ERP、電子簽核等;三、已經對既有的資訊系統進行整合,並有數據與資料上的整併;四、除了內部資訊系統外,開始引入外部資訊系統與工具,並有效彙整多方數據,產出商業洞察;最後則是熟悉數據與數位化的價值,在策略與日常作業時會將數位化視為必要任務。

危機就是轉機,數位化工作型態的準備與起跑永不嫌晚。

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顯而立見

游移於新創與大型企業的生涯中,一路找尋剩餘價值再利用的借力使力高反差方案。看不到的風景才是最美!